TNC DE LA SSA Y DHS

Una No Confirmación Tentativa (TNC) de la SSA o DHS resulta cuando la información ingresada en E-Verify no coincide con los registros de la SSA o los datos disponibles en DHS. Una TNC no significa necesariamente que el empleado no está autorizado a trabajar en los Estados Unidos.

Se puede emitir una TNC de la SSA a un empleado debido a que:

  • La ciudadanía o estatus de inmigración no se actualizó con la SSA
  • No se reportó un cambio de nombre a la SSA
  • El nombre, número de Seguro Social o la fecha de nacimiento son incorrectos en los registros de la SSA
  • El registro de la SSA contiene otro tipo de discrepancia
  • La información no fue ingresada correctamente por el empleador.

Se puede emitir una TNC de DHS a un empleado porque:

  • El nombre, Número A, Número I-94 y/o número de pasaporte extranjero se registraron incorrectamente en los registros de DHS
  • No se pudo verificar el pasaporte estadounidense, tarjeta de pasaporte, licencia de conducir o la información de la tarjeta de identificación del estado
  • La información no se actualizó en los registros del empleado en DHS
  • La ciudadanía o estatus de inmigración cambió
  • El registro contiene otro tipo de error
  • La información no fue ingresada correctamente por el empleador.

Tanto el empleador como el empleado tienen responsabilidades cuando E-Verify devuelve un resultado de TNC:

Paso 1: El empleador notifica al empleado de una TNC. Paso 2: Empleado decide si impugna. Paso 3: Empleador refiere el caso a la SSA o a DHS. Paso 4 Empleado visita la SSA o llama a DHS. Paso 5: empleador recibe resultados actualizados. Paso 6: el empleador cierra el caso

1. El empleador notifica al empleado sobre la TNC.

Cuando E-Verify muestra un resultado de caso TNC, el empleador primero debe notificar al empleado acerca de la TNC. Para notificar al empleado, el empleador debe imprimir la Notificación de Acción Posterior y proporcionarlo al empleado. La Notificación de Acción Posterior es un documento crítico que le permite al empleado saber:

  • Si la TNC es una TNC de la SSA o DHS. Esto es importante porque el empleado debe saber a cuál de estas agencias debe visitar o contactar para tomar acción.
  • Por qué el empleado recibió una TNC.
  • Cuáles son las opciones del empleado después de haber recibido una TNC.
  • Qué acción debe hacer el empleado para resolver la TNC.

La Notificación de Acción Posterior también proporciona instrucciones al empleador para notificar a un empleado acerca de una TNC. Específicamente, el empleador debe:

  • Imprimir la Notificación de Acción Posterior y revisarla de manera privada con el empleado
  • Leer la Notificación de Acción Posterior al empleado si el empleado no puede leer
  • Proporcionar al empleado la versión en inglés y una versión en idioma extranjero de la Notificación de Acción Posterior, si el empleado no entiende completamente el inglés
  • Firmar la sección del empleador en la primera página de la Notificación de Acción Posterior
  • Instruir al empleado que complete y firme la sección del empleado en la página dos de la Notificación de Acción Posterior
  • Proporcionar al empleado una copia de la Notificación de Acción Posterior firmada y conservar el original junto con los registros del empleador.

2. El empleado decide si impugna la TNC.

Los empleados también tienen ciertos derechos y responsabilidades después de haber recibido una TNC. Después de recibir una TNC, el empleado debe decidir si impugnarla e indicarlo en la Notificación de Acción Posterior.

Un empleado que decide impugnar una TNC de la SSA debe visitar una oficina local de la SSA dentro de cho días laborales del gobierno federal para comenzar a resolver la TNC. Un empleado que elige impugnar una TNS de DHS debe llamar a DHS dentro de ocho días laborales del gobierno federal para comenzar a resolverla.

Si el empleado decide no impugnar una TNC, el caso entonces resulta en una No Confirmación Final y el empleador puede despedir al empleado basándose en el resultado de E-Verify. En este punto, el empleador debe cerrar el caso en E-Verify e indicar si el empleado fue despedido.

3. El empleador refiere el caso del empleado a la SSA o DHS.

Un empleado que elige impugnar una TNC debe visitar personalmente una oficina local de la SSA si recibe una TNC de la SSA o llamar a DHS dentro de 8 días laborales del gobierno federal por una TNC de DHS. Cuando el empleador refiere el caso, E-Verify generará una Confirmación de Fecha de Referido que el empleador debe imprimir y entregar al empleado. La Confirmación de Fecha de Referido proporciona al empleado la fecha en la que debe visitar una oficina local de la SSA o llamar a DHS para resolver la TNC.

También es importante que el empleador proporcione una copia de la Notificación de Acción Posterior al empleado para que pueda obtener las instrucciones para resolver la discrepancia y mostrarle una copia al oficial si visita una oficina local de la SSA.

Si el empleado impugna una TNC de DHS emitida debido a una discrepancia de foto (lo que significa que el empleador indicó que la foto mostrada por E-Verify no coincidió con la foto en el documento del empleado), el empleador también debe hacer una copia del documento proporcionado por el empleado y presentarlo a DHS para su revisión. El empleador puede escanear y subir la imagen del documento, o enviar una copia del documento por correo expreso con cargo al empleador.

Se debe permitir que el empleado continúe trabajando mientras resuelve la discrepancia. Además, un empleador no puede tomar acciones adversas, como retrasar la capacitación o reducir las horas de trabajo contra un empleado debido a una TNC mientras el estatus del caso sea “Empleado Referido a la SSA o DHS”.

4. El empleado toma acción para resolver la discrepancia.

Una vez que el empleador refiere el caso en E-Verify, el empleado tiene 8 días laborales del gobierno federal para visitar una oficina local de la SSA o llamar a DHS. Cuando visite la SSA o contacte a DHS, el empleado debe tener la Notificación de Acción Posterior junto con todos los documentos requeridos. La Notificación de Acción Posterior explica qué documentos son requeridos para resolver los diferentes tipos de posibles discrepancias.

Si el empleado no toma la acción requerida para resolver la TNC dentro de 10 días laborales del gobierno federal después de referir el caso, E-Verify cambiará automáticamente el estatus del caso del empleado a No Confirmación Final de la SSA o DHS. Solo después de que un empleado recibe una No Confirmación Final de la SSA o DHS, puede el empleador despedir al empleado basándose en los resultados de E-Verify.

5. Actualizaciones de casos en E-Verify.

Si el empleado tiene éxito en resolver la discrepancia, la SSA o DHS actualizarán sus registros y el caso en E-Verify. Puede tomar hasta dos días laborales del gobierno federal después de que se resuelva una discrepancia para que el empleador vea el estatus del caso actualizado en E-Verify.

E-Verify presenta una alerta de estatus de caso que notificará al empleador sobre una actualización en un caso, cuando el empleador inicie una sesión en E-Verify.

En la mayoría de los casos de TNC de la SSA, se actualizará el caso con un resultado final del caso, que puede ser de “Autorizado para Empleo” o “No Confirmación Final” de la SSA. Ocasionalmente, la SSA puede requerir que el empleador, el empleado o DHS tomen acción adicional antes de que se pueda emitir un resultado final del caso. En estos casos, la SSA actualizará el caso para reflejar uno de los siguientes resultados:

  • Caso en Continuación: en casos inusuales, la SSA puede necesitar más de 10 días laborales del gobierno federal para confirmar la elegibilidad de empleo de un empleado. Esto puede suceder cuando un empleado ha perdido y ha solicitado un documento de reemplazo, como un certificado de nacimiento. El empleado debe visitar la SSA e intentar resolver la TNC antes de que la SSA ponga el caso en continuación. Los empleadores deben verificar E-Verify regularmente para actualizaciones de estatus.
  • Verificación en Proceso de DHS: el empleado puede haber resuelto la discrepancia con la SSA, pero E-Verify no puede confirmar instantáneamente la autorización de empleo porque necesita revisar manualmente los registros en las bases de datos del gobierno. Para los casos que requieren una revisión manual, E-Verify devolverá una respuesta de “Verificación en Proceso de DHS” y en la mayoría de los casos proporcionará un resultado de verificación dentro de 24 a 48 horas. No se requiere ninguna acción por parte del empleador o empleado durante este tiempo. Los empleadores deben verificar E-Verify regularmente para actualizaciones de estatus.
  • Revisar y Actualizar los Datos del Empleado: en algunos casos, la SSA solicitará a un empleador que revise y corrija la información que fue ingresada en E-Verify y actualice el caso. Esto ocurre cuando un empleado que recibió una TNC de la SSA visita la SSA y se determina que no hay errores en el registro del empleado. Esta discrepancia puede ser el resultado de cualquiera de las siguientes situaciones:
    • Un error tipográfico del empleador en E-Verify
    • El empleado proporcionó información incorrecta en el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo.

Los tres estatus de casos anteriores se consideran temporales. Mientras el caso está en proceso de continuación, el empleador no puede despedir, suspender, retrasar la capacitación, retener o reducir el salario, ni tomar ninguna otra acción adversa contra el empleado porque el empleado recibió una TNC.

En la mayoría de los casos de TNC de DHS, se actualizará el caso del empleado con un resultado final, que puede ser “Autorizado para Empleo”, “No se Presentó a DHS” o “No Confirmación Final de DHS”. Ocasionalmente, DHS puede requerir que el empleado tome acción adicional antes de emitir un resultado final del caso. En estas situaciones, DHS actualizará el caso del empleado a “Caso en Continuación”.

En casos raros, DHS puede necesitar más de 10 días laborales del gobierno federal para confirmar la elegibilidad de empleo. Esto puede suceder por varias razones, incluyendo si un empleado ha perdido el documento que se presentó para completar el I-9 y ha solicitado un documento de reemplazo. El empleado debe contactar a DHS e intentar resolver la TNC antes de que DHS pueda poner un caso en continuación.

“Caso en Continuación” se considera un estatus de caso temporal. Mientras un caso está en proceso de continuación, el empleador no puede despedir, suspender, retrasar la capacitación, retener o reducir el salario, ni tomar ninguna otra acción adversa contra el empleado porque el empleado recibió una TNC.

6. El empleador cierra el caso del empleado en E-Verify.

Una vez que el empleado ha recibido un estatus final del caso, como el de “Autorizado para el Empleo” o “No Confirmación Final” de la SSA o DHS, el empleador debe cerrar el caso en E-Verify. Si el empleado recibió una No Confirmación Final de la SSA o DHS, el empleador también debe indicar si el empleado fue despedido.

Para más información, incluyendo instrucciones específicas para seguir los procedimientos acerca de una TNC en E-Verify, revise el Manual de Usuario de E-Verify (en inglés).